[Μπορείτε να
δείτε το πρωτότυπο άρθρο στην αγγλική γλώσσα εδώ.]
Δεν διαχειριζόμουν
πάντοτε καλά το χρόνο μου. Όταν ξεκίνησα το μαγαζί μου στο Etsy, το Le PapierStudio, σχεδόν πριν από επτά χρόνια, προσπάθησα να κάνω τα πάντα μόνη μου μέσω ενός
φιλόδοξου προγράμματος πολλαπλής απασχόλησης.
Απαντούσα στα e-mails μόλις
έρχονταν, εργαζόμουν σε ιδιαίτερες παραγγελίες και χειριζόμουν τις εκτυπώσεις και
τις αποστολές - όλα την ίδια στιγμή.
Επειδή δούλευα
μόνη μου, πίστευα ότι το να εργάζομαι σε εξαντλητικά ωράρια δεν ήταν μόνο πιθανό,
αλλά και αναγκαίο. Τότε η άοκνη εργασία άρχισε να με επηρεάζει αρνητικά, ενώ δεν είχα πολλά να επιδείξω για όλες τις
προσπάθειές μου. Χωρίς ένα σταθερό πρόγραμμα ή μία σαφή εστίαση, ήμουν
επιρρεπής σε περισπασμούς και συχνά έχανα τον έλεγχο του χρόνου μου.
Προσπαθώντας να κάνω τόσα πολλά με τη μία, πέτυχα πολύ λίγα. Η ποιότητα της
δουλειάς μου άρχισε να πέφτει. Μήπως έχετε κάτι κοινό με όλα αυτά;
Δύο χρόνια μετά
την έναρξη λειτουργίας της επιχείρησής μου, συνειδητοποίησα ότι έπρεπε να αλλάξω
τις συνήθειες της εργασίας μου. Έπρεπε να εργάζομαι λιγότερο, αλλά με έναν πιο
έξυπνο τρόπο, να προστατεύσω το επίπεδο της ζωής μου και να εκμεταλλευτώ τα
σωστά πράγματα που γίνονται. Η αλλαγή ήρθε πραγματικά όταν προσέλαβα τον πρώτο βοηθό μου. Έχοντας κάποιον άλλο να εργάζεται μαζί μου στο στούντιο, μου
έδωσε τη δύναμη να οργανώσω αυτά που ήθελα να επιτύχουμε. Ξαφνικά, έπρεπε να
είμαι πολύ συγκεκριμένη για τα καθήκοντα που έπρεπε καθένας από εμάς να ολοκληρώνει
κάθε μέρα.
Αντί να αποφασίζω
το πρωί σε τι πρέπει να επικεντρωθώ, όπως συνήθιζα μέχρι τότε να κάνω, άρχισα να
καταστρώνω το πρόγραμμα εργασίας από το προηγούμενο βράδυ. Έκανα μία λίστα των
καθηκόντων που έπρεπε να ολοκληρώσουμε, δίνοντας προτεραιότητα στην πρώτη
τριάδα. Εργαζόμενη σε ότι ήταν πραγματικά σημαντικό και εξαλείφοντας οτιδήποτε
άλλο με βοήθησε να κάνω περισσότερα σε συντομότερο χρονικό διάστημα. Ως
αποτέλεσμα, η ποιότητα της εργασίας μου ήταν πολύ καλύτερη. Τις ημέρες όπου το
παραγωγικό έργο ήταν πιο αργό, εστίαζα στο να σχεδιάζω τις μέρες με μεγάλο φόρτο
εργασίας που θα ακολουθούσαν. Ήμουν λιγότερο αποσπασμένη και ικανή να αναπτύξω
την επιχείρησή μου πιο γρήγορα από ότι ποτέ πριν. Και όλα αυτά, εργαζόμενη λιγότερες ώρες!
Για το μόνο που
έχω μετανιώσει είναι ότι δεν κατάφερα να ελέγξω το πρόγραμμά μου πολύ νωρίτερα.
Τώρα, ελπίζω να βοηθήσω άλλους πωλητές στο Etsy να μάθουν από τα λάθη μου. Είτε είστε ένας δημιουργός που
τα κάνει όλα, είτε έχετε βοήθεια στο κατάστημά σας, αυτές οι συμβουλές θα σας
βοηθήσουν να εξορθολογίσετε τις εργάσιμες ημέρες σας, να βελτιώσετε την εργασία
σας και να προωθήσετε την ευημερία σας.
1. Παρακολουθήστε τις ώρες σας
Όπως πολλοί
ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, έτσι κι εγώ συνήθιζα να πιστεύω ότι το να είσαι πολύ
απασχολημένος και πιεσμένος είναι απόδειξη ότι είσαι παραγωγικός. Αλλά ακριβώς
επειδή κάθεστε μπροστά από έναν υπολογιστή δεν σημαίνει ότι κάνετε σημαντικά
πράγματα. Κάνοντας μια γρήγορη ανάλυση του πώς πέρναγα τις ώρες εργασίας μου, συνειδητοποίησα
ότι σχεδόν το 40% του χρόνου μου ξοδεύονταν κάνοντας χρονοβόρες και μη
απαραίτητες εργασίες. Ξεκίνησα να το αλλάζω αυτό.
2. “Σπάστε” τη λίστα εργασιών σας
Για να διαχωρίσω το
έργο μου σε διαχειρίσιμα κομμάτια, δημιουργώ δύο λίστες: μια μεγάλη εβδομαδιαία
λίστα εργασιών και μία μικρότερη λίστα με τις καθημερινές εργασίες. Η διάσπαση
της λίστας σε μικρότερα κομμάτια με κρατά σε κίνηση. Δεν αισθάνομαι καταπιεσμένη και είμαι σε θέση να ασχοληθώ με μεγαλύτερα έργα, ολοκληρώνοντας μικρότερα,
διαχειρίσιμα καθήκοντα.
3. Καθορίστε προτεραιότητες το προηγούμενο βράδυ
Καθώς
προετοιμάζεστε για την αυριανή εργάσιμη ημέρα, εντοπίστε τρία καθήκοντα στην
καθημερινή σας λίστα σας που θα πρέπει να ολοκληρωθούν. Αυτά είναι τα βασικά
καθήκοντα που θα πρέπει να συγκεντρώσουν την πλήρη προσοχή σας. Μόλις άρχισα να
εντοπίζω τα τρία σημαντικότερα καθήκοντα για κάθε μέρα, έγινε ευκολότερο να μένω
συγκεντρωμένη σε αυτά και να ασχολούμαι με λιγότερο κρίσιμα ζητήματα, όταν ο
χρόνος το επιτρέπει.
4. Υπολογίστε πότε δουλεύετε καλύτερα
Δεδομένου ότι δεν
είμαι πρωινός τύπος, προγραμματίζω εργασίες ρουτίνας, όπως εκτυπώσεις
και αποστολές, νωρίτερα μέσα στην ημέρα. Φυλάω τις εργασίες που απαιτούν περισσότερο
απαιτητική σκέψη για αργότερα μέσα στην ημέρα ή αργά το βράδυ, όταν έχω την
τάση να κάνω καλύτερα τη δουλειά μου. Αντίθετα, αν διαπιστώσετε ότι είστε πιο
παραγωγικοί το πρωί, χρησιμοποιήστε εκείνη τη στιγμή για να κάνετε τις πιο απαιτητικές
εργασίες της λίστας σας.
Το βελτιωμένο studio της Vana Chupp στο Σικάγο αντανακλά την
καλά οργανωμένη προσέγγισή της για τη διαχείριση της επιχείρησής της.
5. Καθιερώστε μία καθημερινή εργασιακή ρουτίνα
Μπορεί να φαίνεται
αντιφατικό, αλλά μια αυστηρή καθημερινή ρουτίνα είναι απαραίτητη για όλους τους
ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ακόμη και για τους δημιουργικούς επιχειρηματίες. Επειδή
έχω ακόμα την τάση να «πηδάω» σε οτιδήποτε κεντρίσει τη φαντασία μου σε μια
δεδομένη στιγμή, προσπαθώ πραγματικά με δυσκολία να μένω προσκολλημένη σε ένα
πρόγραμμα. Το να είσαι συγκεκριμένος είναι σημαντικό. Για παράδειγμα, αντί να
σχεδιάζω να "σηκωθώ νωρίτερα"
για να ξεκινήσω τις εργασίες της ημέρας, θέτω σαν στόχο να "ξυπνήσω στις 6
το πρωί". Εάν προσπαθήσετε σκληρά να ακολουθήσετε μια καθημερινή ρουτίνα,
μπορείτε τελικά να μετατρέψετε οποιαδήποτε συμπεριφορά σε εργασιακή συνήθεια.
6. Βάλτε όρια
Συνήθιζα να
εργάζομαι μέχρι τις πρώτες πρωινές ώρες, πιστεύοντας ότι ήταν ο μόνος τρόπος να
τελειώσω την εργασία μου γρήγορα και να κρατήσω τους πελάτες μου ευχαριστημένους. Σύντομα, αυτό το περίμεναν και οι
πελάτες μου από μένα. Τώρα, εργάζομαι σε καθορισμένες ώρες εργασίας και όταν ο
χρόνος περάσει, κλείνω τα πάντα. Το κάνω αυτό από σεβασμό για τον εαυτό μου και
την οικογένειά μου, μεταξύ των οποίων και τους δύο γιους μου. Κατάλαβα επίσης ότι θα πρέπει να αποσυνδεθώ από το
σύνολο της δουλειάς μου και να επανέλθω σε αυτό "επαναφορτισμένη". Με εξέπληξε
αρκετά, ότι οι πελάτες μου εκτιμούν περισσότερο το χρόνο μου τώρα.
7. Να αισθάνεστε άνετα να λέτε «Όχι!»
Εάν δυσκολεύεστε
να πραγματοποιήσετε αυτά που έχετε ήδη θέσει ως στόχο, πείτε «όχι» σε όλα τα άλλα
αιτήματα που σας έρχονται. Αν γίνετε φίλος με την μικρή αυτή λεξούλα θα σας
αναγκάσει να δεσμεύεστε μόνο για τα πράγματα που είστε απολύτως σίγουροι ότι
μπορείτε να ολοκληρώσετε. Όταν κάποιος με προσεγγίζει με ένα νέο project ή κοινωνική δέσμευση, ρωτώ τον εαυτό μου,
"Πώς αυτό θα με ωφελήσει τώρα;". Αν δεν μπορώ να καταλήξω σε μια
απάντηση, αρνούμαι την προσφορά, απελευθερώνοντας χώρο στο ημερολόγιο μου για
πιο πιεστικά ζητήματα.
8. Αυτοματοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες
Συχνά βρίσκω τον
εαυτό μου να εργάζεται στην ίδια παλιά επαναλαμβανόμενη εργασία κάθε μέρα. Η αυτοματοποίηση
ορισμένων από αυτές τις εργασίες με βοήθησαν να εξορθολογίσω τη δουλειά μου.
Για παράδειγμα, αν βρείτε τον εαυτό σας να απαντά στις ίδιες ερωτήσεις των πελατών
ξανά και ξανά, ίσως χρειάζεται να αποσαφηνίσετε τις πολιτικές του καταστήματός
σας. Για περισσότερες συμβουλές σχετικά με την διαχείριση των επαναλαμβανόμενων
εργασιών εργασίες, διαβάστε το άρθρο: Crunched For Time? Put Routine Tasks on Autopilot.
9. Αποφύγετε την αναβλητικότητα
Πολλοί
επιχειρηματίες αγωνίζονται με την αναβλητικότητα. Μπορεί να είναι δελεαστικό να
επικεντρώνεστε σε μη ουσιώδεις εργασίες, αντί να καταπιάνεστε με τις πιο
σημαντικές. Όταν έχετε μια αρνητική συναισθηματική αντίδραση να κάνετε κάποιες
εργασίες, είναι χρήσιμο να παραδεχτείτε απλώς την αντίδρασή σας. Από εκεί και
πέρα, μπορείτε να αναπτύξετε τα εργαλεία ή τους πόρους που θα σας βοηθήσουν να
αντισταθείτε στην έλξη της αναβλητικότητας. Για παράδειγμα, αποπροσανατολίζομαι
εύκολα όταν είμαι online,
έτσι «κολλάω» σε μια σαφή ρουτίνα που με βοηθά να μείνω μακριά από το Web και να παραμείνω στην σωστή πορεία.
10. Να έχετε τα μάτια σας στο βραβείο
Η παρακολούθηση
της προόδου σας αποτελεί ένα σημαντικό μέρος της επίτευξης των στόχων που έχετε
θέσει για τον εαυτό σας και την επιχείρησή σας. Έχοντας μια σαφή αίσθηση του
πόσο μακριά έχετε πάει στην επίτευξη των στόχων σας και τι πρέπει ακόμα να γίνει
μπορεί να σας προσφέρει την έμπνευση που χρειάζεστε για να περάσετε τις
δύσκολες στιγμές. Όταν πετύχετε τους στόχους σας - ή προσεγγίσετε τα μικρότερα
ορόσημα της πορείας - θυμηθείτε αυτές τις δύσκολες στιγμές και επιτρέψτε
στον εαυτό σας να γιορτάσει. Το έχετε κερδίσει!
